Lean Expert in Administration

Trainingskonzept und Lernziele

Lean Administration fokussiert sich auf die Anwendung von Lean Management in den indirekten Bereichen und konzentriert sich auf die Optimierung von Informationsflüssen. Ausgangspunkt der Optimierung ist immer der Kunde – im indirekten Bereich häufig ein interner Kunde. Hierdurch werden die sehr unterschiedlichen Zielstellungen und Bedürfnisse der indirekten Fachbereiche (z. B. HR, Einkauf, Vertrieb etc.) berücksichtigt. Neben der theoretischen Vermittlung der Lean Inhalte und der Anwendung im Rahmen von Simulationen und Übungen bearbeiten die Teilnehmenden eine Praxisaufgabe mit definiertem und messbaren Verbesserungsziel in Höhe von ca. 5.000 € bzw. Effizienzsteigerung in entsprechender Stundenzahl. Die Trainer unterstützen bei der richtigen Auswahl des Themas, Methodenauswahl und Messbarkeit des Erfolgs. Hierdurch werden die Teilnehmenden auf die reale Situation im Unternehmen vorbereitet und sind in der Lage, Verbesserungen zu argumentieren und den Erfolg aufzuzeigen. Das Training schließt mit der erfolgreich abgeschlossenen und abgenommenen Praxisaufgabe sowie einer schriftlichen Prüfung zum zertifizierten Lean Expert in Administration ab.

Inhalte

Block 1

Tag 1

  • Grundlagen Lean Thinking und Lean Management
  • Wertschöpfung und Verschwendung
  • „Sehen lernen“ über Kreidekreise oder Waste Walks in der Lernfabrik
  • Überblick Lean Company und Lean Toolbox
  • Der Weg zu effizienten Prozessen
  • Nutzen und Ergebnisse von Lean Management
  • 5S als Basis für ein standardisiertes Arbeitsumfeld

Der 1. Trainingstag wird im Präsenztraining als gemeinsame Veranstaltung für alle Experten-Trainings durchgeführt, um den Austausch zu fördern

Tag 2 + 3

  • Überblick Lean Administration Toolbox
  • Effiziente Selbstorganisation
    • Zeitfresseranalyse am eigenen Arbeitsplatz
    • Standards am Arbeitsplatz auch digital
    • Digitales 5S
    • Funktionsoptimierung
  • Effektives Zusammenarbeiten im Team
    • Meetingeffizienz
    • Officefloor Management
    • Einsatz von KI zur effizienten Selbst- und Teamorganisation
  • Verschwendungsfreie Wertströme
    • Wertstromanalyse am Beispiel einer Simulation
    • Informationsstrukturanalyse
    • Strukturierte Problemlösung
  • Abstimmung zur Praxisaufgabe
    • Identifikation von Themen durch die Teilnehmenden
    • A3 Report als Dokumentations- und Kommunikationsmittel

Block 2

Tag 4 + 5

  • Vorstellung der durchgeführten Praxisaufgaben
  • Gemeinsame Diskussion von Vorgehensweisen, Erfolgsfaktoren, Barrieren und Ergebnissen
  • Vertiefende praktische Anwendung von Wertstromanalyse und Wertstromdesign in der Lean Administration:
    • Auffrischung Wertstromanalyse
    • Live Simulation mit Wertstromaufnahme durch die Teilnehmenden
    • Coaching der Moderation
    • Vermittlung von „Moderationskniffen im Workshop“
    • Strukturierte Vorgehensweise vom Ist- zum Sollprozess in 10 Schritten
    • Entwicklung eines optimierten Sollprozesses durch die Teilnehmenden
    • Die Umsetzung planen: Erstellung eines Umsetzungsplans
  • Schriftlicher Wissenstest zum Lean Expert in Administration

Praxisaufgabe

  • Die Praxisaufgabe wird zwischen Block 1 und Block 2 im eigenen Unternehmen umgesetzt
  • Jede(r) Teilnehmende führt sein erstes eigenes Verbesserungsprojekt durch
  • Praxistransfer in das eigene Arbeitsumfeld: Jede(r) Teilnehmende überträgt das erworbene Know-how auf unternehmensspezifische Aufgabenstellungen
  • Systematische Vorgehensweise: Die Durchführung der Praxisaufgabe orientiert sich am PDCA-Zyklus mittels strukturierter Problemlösung und wird im Rahmen eines A3-Reports dokumentiert
  • Begleitung durch Coach: Die Praxisaufgabe wird gemeinsam mit den IWEX-Trainern definiert und eigenständig zwischen den beiden Präsenzblöcken durchgeführt. Die Trainer stehen als Sparringspartner zur Verfügung.
  • Schneller Abschluss: Die Auswahl der Praxisaufgabe setzt die vollständige Umsetzbarkeit zwischen den Präsenzmodulen voraus

Nutzen

  • Sie kennen die Besonderheiten in der Administration
  • Sie erkennen Verschwendung im indirekten Bereich
  • Sie kennen verschiedene Werkzeuge zur Analyse und Optimierung im indirekten Bereich, haben einzelne im Training angewendet und sind in der Lage Effizienspotenziale zu heben
  • Sie wissen, wie Sie KI im Sinne der Effizienzsteigerung nutzen können
  • Sie können Wertströme mit Hilfe von Wertstromanalyse und -design analysieren und optimieren und z.B. Durchlaufzeiten reduzieren
  • Sie haben im Rahmen Ihrer Praxisaufgabe eine Verbesserung mit messbarem Erfolg umgesetzt

Zielgruppe

  • Fach- und Führungskräfte, z.B. aus Einkauf, Vertrieb oder HR, die sich Lean Administration Methoden aneignen möchten
  • Fachkräfte, die aktuell oder zukünftig in Lean Projekten mitwirken

Termin und weitere Infos

Termin  

18.-20.03.2025 (Teil I)

06.-07.05.2025 (Teil II)

23.-25.09.2025 (Teil I)

18.-19.11.2025 (Teil II)

Die Teilnahme ist wahlweise vor Ort in der Lernfabrik oder live online möglich!

Seminarzeiten

1. Tag: 9:00 - 17:00 Uhr (Teil I+II)

2. Tag: 8:00 - 17:00 Uhr (Teil I+II)

3. Tag: 8:00 - 16:00 Uhr (Teil I)

Veranstaltungsort

Ruhr-Universität Bochum

Teilnahmegebühr

2.995,- Euro inkl. Trainingsunterlagen, Verpflegung und Zertifikat „Lean Expert in Administration“ der Hochschule