Lean Expert in Administration
Trainingskonzept und Lernziele
Lean Administration fokussiert sich auf die Anwendung von Lean Management in den indirekten Bereichen und zielt auf die Optimierung von Informationsflüssen und administrativen Prozessen.
Ausgangspunkt jeder Verbesserung ist der Kunde – im administrativen Umfeld häufig ein interner Kunde. Dadurch werden die unterschiedlichen Zielstellungen und Bedürfnisse von Fachbereichen wie HR, Einkauf, Vertrieb oder Controlling gezielt berücksichtigt.
Das Training vermittelt moderne Ansätze wie Digitales Lean oder Process Mining zur datenbasierten Analyse von Abläufen.
In Simulationen und praxisnahen Übungen trainieren die Teilnehmenden Methoden wie A3-Report, Flow-Optimierung und visuelles Management für administrative Prozesse. Zwischen den Seminarblöcken bearbeiten die Teilnehmenden eine individuelle Praxisaufgabe im eigenen Unternehmenskontext – mit einem definierten und messbaren Verbesserungsziel in Höhe von ca. 5.000 € oder einer entsprechenden Effizienzsteigerung in Stunden. Die Trainer begleiten bei der Auswahl des Themas, der passenden Methodik und der Erfolgsmessung.
Das Training schließt mit der erfolgreich abgeschlossenen und abgenommenen Praxisaufgabe sowie einer schriftlichen Prüfung zum zertifizierten Lean Expert in Administration ab.
Inhalte
Block 1
Tag 1
- Grundlagen Lean Thinking und Lean Management
- Wertschöpfung und Verschwendung
- „Sehen lernen“ über Kreidekreise oder Waste Walks in der Lernfabrik
- Überblick Lean Company und Lean Toolbox
- Der Weg zu effizienten Prozessen
- Nutzen und Ergebnisse von Lean Management
- 5S als Basis für ein standardisiertes Arbeitsumfeld
Der 1. Trainingstag wird im Präsenztraining als gemeinsame Veranstaltung für alle Experten-Trainings durchgeführt, um den Austausch zu fördern
Tag 2 + 3
- Überblick Lean Administration Toolbox
- Effiziente Selbstorganisation
- Zeitfresseranalyse am eigenen Arbeitsplatz
- Standards am Arbeitsplatz auch digital
- Digitales 5S
- Funktionsoptimierung
- Effektives Zusammenarbeiten im Team
- Meetingeffizienz
- Officefloor Management
- Einsatz von KI zur effizienten Selbst- und Teamorganisation
- Verschwendungsfreie Wertströme
- Wertstromanalyse am Beispiel einer Simulation
- Informationsstrukturanalyse
- Strukturierte Problemlösung
- Abstimmung zur Praxisaufgabe
- Identifikation von Themen durch die Teilnehmenden
- A3 Report als Dokumentations- und Kommunikationsmittel
Block 2
Tag 4 + 5
- Vorstellung der durchgeführten Praxisaufgaben
- Gemeinsame Diskussion von Vorgehensweisen, Erfolgsfaktoren, Barrieren und Ergebnissen
- Vertiefende praktische Anwendung von Wertstromanalyse und Wertstromdesign in der Lean Administration:
- Auffrischung Wertstromanalyse
- Live Simulation mit Wertstromaufnahme durch die Teilnehmenden
- Coaching der Moderation
- Vermittlung von „Moderationskniffen im Workshop“
- Strukturierte Vorgehensweise vom Ist- zum Sollprozess in 10 Schritten
- Entwicklung eines optimierten Sollprozesses durch die Teilnehmenden
- Einsatz von BPMN-Tools zur Modellierung von Ist-und Sollwertströmen
- Die Umsetzung planen: Erstellung eines Umsetzungsplans
- Schriftlicher Wissenstest zum Lean Expert in Administration
Praxisaufgabe
- Die Praxisaufgabe wird zwischen Block 1 und Block 2 im eigenen Unternehmen umgesetzt
- Jede(r) Teilnehmende führt sein erstes eigenes Verbesserungsprojekt durch
- Praxistransfer in das eigene Arbeitsumfeld: Jede(r) Teilnehmende überträgt das erworbene Know-how auf unternehmensspezifische Aufgabenstellungen
- Systematische Vorgehensweise: Die Durchführung der Praxisaufgabe orientiert sich am PDCA-Zyklus mittels strukturierter Problemlösung und wird im Rahmen eines A3-Reports dokumentiert
- Begleitung durch Coach: Die Praxisaufgabe wird gemeinsam mit den IWEX-Trainern definiert und eigenständig zwischen den beiden Präsenzblöcken durchgeführt. Die Trainer stehen als Sparringspartner zur Verfügung.
- Schneller Abschluss: Die Auswahl der Praxisaufgabe setzt die vollständige Umsetzbarkeit zwischen den Präsenzmodulen voraus
Nutzen
- Sie kennen die Besonderheiten in der Administration
- Sie erkennen Verschwendung im indirekten Bereich
- Sie kennen verschiedene Werkzeuge zur Analyse und Optimierung im indirekten Bereich, haben einzelne im Training angewendet und sind in der Lage Effizienspotenziale zu heben
- Sie wissen, wie Sie KI im Sinne der Effizienzsteigerung nutzen können
- Sie können Wertströme mit Hilfe von Wertstromanalyse und -design analysieren und optimieren und z.B. Durchlaufzeiten reduzieren
- Sie haben im Rahmen Ihrer Praxisaufgabe eine Verbesserung mit messbarem Erfolg umgesetzt
Zielgruppe
- Fach- und Führungskräfte, z.B. aus Einkauf, Vertrieb oder HR, die sich Lean Administration Methoden aneignen möchten
- Fachkräfte, die aktuell oder zukünftig in Lean Projekten mitwirken
Termine und weitere Infos
Termine
17.-19.03.2026 (Teil I)
28.-29.04.2026 (Teil II)
29.09.-01.10.2026 (Teil I)
24.-25.11.2026 (Teil II)
Seminarzeiten
1. Tag: 9:00 - 17:00 Uhr (Teil I+II)
2. Tag: 8:00 - 17:00 Uhr (Teil I+II)
3. Tag: 8:00 - 16:00 Uhr (Teil I)
Veranstaltungsort
Lern- und Forschungsfabrik der Ruhr-Universität Bochum
Teilnahmegebühr
2.995,- Euro inkl. Trainingsunterlagen, Verpflegung und Zertifikat „Lean Expert in Administration“ der Hochschule
